Personvern og datahåndtering

Roller og ansvar

Virksomheten som bruker Notert er normalt behandlingsansvarlig for personopplysninger i møter, befaringer og referater. Virksomheten må blant annet ha et behandlingsgrunnlag, informere deltakerne og bestemme hvor lenge innholdet skal beholdes. Anleggtech AS leverer normalt Notert som databehandler for dette innholdet og behandler det etter kundens instruks og avtale.

Anleggtech AS er selv behandlingsansvarlig for opplysninger som er nødvendige for å administrere tjenesten, for eksempel kontakt- og kontoopplysninger, tilgangsforespørsler, sikkerhetslogger og support. Den konkrete rollefordelingen avhenger av bruken og avtalen. Når Notert er databehandler, skal behandlingen være regulert i en databehandleravtale.

Lyd strømmes, men lagres ikke som lydfil

Under opptak sendes små lydsegmenter fra enheten via et relé som Notert drifter, og videre til Deepgrams tale-til-tekst-tjeneste. Reléet holder segmentene i minnet mens de videresendes. Notert skriver ikke lydinnholdet til disk og oppretter ingen avspillbar lydfil. Tjenestene kan behandle tekniske tilkoblingsdata som er nødvendige for drift og sikkerhet.

Kallene til Deepgram sendes med en teknisk reservasjon mot bruk av innholdet til modellforbedring. Reservasjonen er testet i koden. Deepgrams øvrige behandling av tjeneste- og driftsdata følger leverandøravtalen og deres dokumentasjon.

Opplysninger som kan lagres

• transkripsjon, referat eller befaringsnotat, flagg, oppgaver og eventuelle korrigeringer;
• møtemetadata som tittel, dato, deltakere, prosjekt eller adresse og møtetype;
• kontoopplysninger, organisasjonstilknytning og konfigurasjon;
• spørsmål, svar og kildeutdrag når Ask AI er aktivert og brukt;
• e-postadresse, IP-adresse, nettleserinformasjon og tekniske hendelser ved tilgangsforespørsler, innlogging, support, sikkerhet og feilsøking.

Under opptak kan nettleseren lagre en lokal sikkerhetskopi av transkripsjonen for å kunne gjenopprette etter et avbrudd. Kopien ligger på den aktuelle enheten til den fjernes av appen, brukeren forkaster den eller nettleserdata slettes. Den kan bli liggende selv om gjenoppretting ikke lenger vises i brukergrensesnittet. Unngå delte enheter, eller slett nettleserdata etter bruk.

AI-behandling og Ask AI

Transkripsjonstekst sendes til Anthropic Claude for å lage et AI-generert utkast. Utkastet må kontrolleres av en faglig ansvarlig før bruk. Anthropic opplyser at standard API-input og -output kan beholdes i opptil 30 dager, og at behandling kan skje utenfor EØS.

Når RAG/Ask AI er aktivert for en bransje og et deployment, sendes avgrensede transkripsjonsbiter til Google Gemini API for å lage tallbaserte søkerepresentasjoner (embeddings). Embeddings lagres i Noterts database. Ved spørsmål sendes selve spørsmålet til Gemini for søk, og relevante tekstutdrag sendes sammen med spørsmålet til Anthropic for å formulere svaret. RAG/Ask AI er per 10. august 2026 slått av i alle Notert-deployments, og kan heller ikke brukes via direkte API-kall. Funksjonen skal først aktiveres igjen når betalt Gemini-tjeneste og relevant databehandler-/overføringsgrunnlag er dokumentert. Googles gjeldende vilkår krever Paid Services for bruk fra EØS og opplyser at innhold på ubetalte tjenester kan brukes til produktforbedring og gjennomgås av mennesker; et API-nøkkelfelt alene er derfor ikke nok til å åpne funksjonen.

E-post og valgfrie integrasjoner

• E-post: Supabase og Resend kan behandle e-postadressen for innlogging og tjenestemeldinger. Der referat-e-post er konfigurert og tillatt, sendes det ferdige AI-utkastet via Resend til den bekreftede e-postadressen til brukeren som genererer det. Funksjonen er sperret i helseoppsettet.
• Discord og Slack: Disse er avslått frem til en administrator uttrykkelig legger inn en webhook for organisasjonens eget arbeidsområde. Discord mottar referatet som vedlegg; Slack mottar sammendrag, flagg og møtelenke. Notert bruker ikke en global Discord-fallback for kundereferater. Kopier hos mottakeren følger kundens og integrasjonsleverandørens egne tilgangs- og lagringsregler.
• Google Calendar: Hvis brukeren kobler til kalenderen, behandles kalenderidentitet, tilgangstoken og valgte hendelsesopplysninger for å foreslå møtemetadata. Integrasjonen kan kobles fra i innstillingene.

Tilgangsforespørsler fra ukjente e-postadresser logges i Noterts interne database for oppfølging og sikkerhet, men sendes ikke til Discord eller Slack.

Leverandører og behandlingssteder

• Supabase — database og innlogging i en valgt EU-region.
• Fly.io — drift av lydrelé i Stockholm-regionen.
• Deepgram — tale-til-tekst via EU-endepunkt. Se Deepgrams dokumentasjon om regionale endepunkter.
• Anthropic — generering av utkast og, når aktivert, svar i Ask AI. Se Anthropics retensjonsinformasjon.
• Google Gemini API — embeddings og søk bare når RAG er aktivert. Google kan behandle data globalt etter gjeldende tjenestevilkår. Se Gemini API-vilkårene.
• Vercel — hosting, tekniske logger, ytelsesmåling og aggregert bruksstatistikk for webappen.
• Resend — levering av innloggings-/tjenestemeldinger og eventuelle referatutkast på e-post. E-post, vedlegg og leveringsmetadata kan behandles utenfor EØS avhengig av avtale, konfigurasjon og mottakerens e-postleverandør, og kopier beholdes etter reglene hos disse mottakerne. Se Resends databehandleravtale.
• Google Calendar, Discord og Slack — bare for funksjoner kunden eller brukeren aktivt kobler til, som beskrevet over.

Valg av EU-region betyr ikke at all behandling nødvendigvis skjer bare i EØS. Databehandleravtalen og leverandørgrunnlaget skal beskrive relevante underleverandører og mekanismer for overføring utenfor EØS.

Lagring, sletting og sikkerhetskopier

Møteinnhold beholdes normalt til kunden eller brukeren sletter det, eller til en avtalt lagringstid utløper. «Slett transkripsjon» fjerner transkripsjonsteksten og tilhørende søkeindeks fra hoveddatabasen. Det sletter ikke automatisk et allerede generert referat, tidligere chatinnhold eller kopier som er sendt via e-post, Discord eller Slack. Lokal nettleserkopi må også være fjernet på den aktuelle enheten. Sletting av hele møtet fjerner møteoppføringen og direkte tilknyttet innhold i hoveddatabasen.

Databasekopier inngår i en rullerende backupordning og kan normalt bli liggende i inntil 30 dager etter sletting før de eldes ut. Backup brukes bare til gjenoppretting; ved en gjenoppretting må slettinger avstemmes på nytt. Leverandører og valgfrie mottakere kan ha egne frister. Avtale, rettslig plikt eller en konkret sikkerhetshendelse kan kreve en annen periode. Kontakt oss dersom du trenger en samordnet sletting av møte, konto eller organisasjon.

Dine rettigheter

For opplysninger i arbeidsgiverens eller oppdragsgiverens møter bør du normalt kontakte den virksomheten først. Den behandlingsansvarlige vurderer krav om innsyn, retting, sletting, begrensning, dataportabilitet og innsigelse; Notert bistår etter avtale. For konto-, tilgangs- og supportopplysninger som Anleggtech behandler på eget ansvar, kan du kontakte oss direkte. Du kan også klage til Datatilsynet.

Referater kan lastes ned som Markdown. Full eksport eller sletting av konto og organisasjon håndteres ved forespørsel når dette ikke finnes direkte i appen.

Før du tar opp

Virksomheten må informere møtedeltakerne om opptak og behandling. Ikke bruk standardoppsettet til særlige kategorier personopplysninger, taushetsbelagt pasientinformasjon eller annet særskilt sensitivt innhold uten uttrykkelig avtale, egnet bransjeoppsett og godkjent behandlingsgrunnlag.

Kontakt

Tjenesteleverandør: Anleggtech AS (org.nr. 936 032 265).
Henvendelser om personvern: torstein@anleggtech.no